Waar het nu misgaat
Een webshop die goed loopt, levert vooral werk op achter de schermen. Elke bestelling wordt nog een keer ingetikt in de boekhouding of het magazijnsysteem. De voorraad in de webshop loopt achter op wat er echt op de plank ligt, dus verkoop je iets wat er niet meer is, of staat iets op uitverkocht terwijl het binnen ligt.
Retouren worden met de hand teruggeboekt, betalingen met de hand afgevinkt. Bij elke stap kan er een fout insluipen, en het kost elke dag tijd die je liever aan klanten besteedt.
- Orders worden overgetikt van de webshop naar de boekhouding
- De voorraadstand in de webshop klopt niet met het magazijn
- Retouren en creditnota's gaan met de hand
- Aan het eind van de maand zoek je verschillen tussen systemen
Wat er gekoppeld wordt
We beginnen bij de stroom die nu de meeste tijd kost. Meestal is dat de order: van webshop naar boekhouding, met de juiste klant, artikelen, btw en verzendkosten. Daarna de voorraad: één plek die leidend is, en die stand gaat naar de webshop en eventueel naar een tweede verkoopkanaal.
Ook retouren, betalingen en inkoop kunnen mee. Een retour zet de voorraad terug en maakt een creditnota; een betaling op je bankafschrift zet de factuur op betaald. Welke stappen je wilt, kies je zelf, elk met een eigen vaste prijs.
Met welke webshop en boekhouding
We koppelen met je pakket als dat een koppeling of API heeft, zoals WooCommerce, Shopify, Exact Online, Moneybird, SnelStart of e-Boekhouden. Of dat bij jouw pakket en abonnement kan, zoeken we uit voordat je een prijs krijgt. Sommige pakketten geven alleen toegang bij een duurder abonnement; dat hoor je dan vooraf.
Kan een pakket niet direct koppelen, dan werken we met bestanden. Facturen gaan als UBL, het standaardformaat dat vrijwel elk boekhoudpakket inleest, en lijsten als CSV. Komt er later een directe koppeling bij, dan kan die er alsnog bij.
Hoe we het bouwen
Eerst leggen we vast welk systeem waarvoor leidend is: waar staat de echte voorraad, waar de echte klantgegevens. Daarna testen we met echte bestellingen uit jouw webshop voordat het live gaat. Lukt een overdracht niet, dan zie je dat, in plaats van dat het stil misgaat.
Hoe we werken, zie je aan de werkbonnen-app voor Jimmink Kolhorn: gebouwd op hun eigen werk, met onderweg steeds iets werkends. Na de livegang houden we de koppeling draaiend voor een vast bedrag per maand, want pakketten passen hun koppelingen weleens aan.