Waarom een klantportaal
Klanten bellen en mailen vaak met dezelfde vragen. Is mijn offerte binnen? Wanneer komen jullie? Kan ik die factuur nog een keer krijgen? Elk telefoontje haalt iemand van zijn werk, en het antwoord zit ergens in een mailbox of een map.
In een klantportaal vindt je klant het zelf, op het moment dat het hem uitkomt. Jij hebt minder losse vragen, en je klant ziet dat er iets met zijn opdracht gebeurt. Een klant die alles op één plek vindt, merkt ook dat je je zaken op orde hebt.
Voor wie het loont
Een klantportaal loont vooral als je met vaste klanten werkt die vaker terugkomen, of als een opdracht meerdere stappen heeft waarop je klant wacht.
- Groothandels en producenten: klanten bestellen zelf, zien hun eigen prijzen en volgen hun leveringen
- Installateurs en bouwbedrijven: offerte, planning, getekende werkbon en factuur per klus op één plek
- Dienstverleners: offertes met online akkoord, rapporten en facturen per klant
- Onderhoudsbedrijven: contracten, keuringen en de geschiedenis per locatie
Wat je klant in het portaal doet
Wat er in jouw portaal komt, hangt af van je werk. Een groothandel laat klanten misschien zelf bestellen tegen hun eigen prijzen, een installateur laat de getekende werkbon zien. We bouwen wat jouw klanten echt gebruiken. Het portaal werkt in de browser en op de telefoon, zonder installeren, en krijgt je eigen logo en kleuren.
- Offertes bekijken en online akkoord geven
- De stand van een order of klus volgen: ingepland, bezig, klaar
- Facturen downloaden en zien wat nog openstaat
- Documenten terugvinden, zoals tekeningen, werkbonnen en garantiebewijzen
- Vragen stellen bij een order of offerte, zodat alles op één plek staat
Online akkoord op een offerte
Een offerte die als pdf in een mail zit, blijft vaak liggen. In het portaal ziet je klant de offerte, kiest hij eventueel opties en geeft hij met één klik akkoord. Jij krijgt meteen bericht, het akkoord ligt vast met naam en tijdstip, en de opdracht kan direct door naar de planning of de orderverwerking. Wil je klant eerst iets aanpassen, dan stelt hij zijn vraag bij de offerte zelf. Zo zien jij en je collega's de hele geschiedenis, in plaats van een losse mail in iemands inbox.
Gekoppeld aan je eigen systeem
Een portaal werkt alleen als de informatie klopt. Daarom haalt het de gegevens uit het systeem waar je al mee werkt, of dat nu maatwerk van ons is of een pakket met een koppeling of API. Een factuur die jij maakt, staat meteen in het portaal, en een akkoord van je klant komt meteen bij jou binnen.
Kan een pakket niet direct gekoppeld worden, dan zoeken we vooraf uit wat wel kan, bijvoorbeeld een export die het portaal inleest. Dat hoor je voordat je een prijs krijgt. Laat je ook je eigen systeem door ons bouwen, dan maken we het portaal er meteen bij, zodat het één geheel is.
Veilig: elke klant ziet alleen zijn eigen gegevens
Elke klant logt in met een eigen account. Het portaal laat alleen gegevens zien die bij die klant horen, en dat controleren we in de database zelf, niet alleen op het scherm. Werken er bij een klant meerdere mensen, dan kunnen zij elk een eigen inlog krijgen. Een klant of medewerker die er niet meer bij hoort, zet je zelf uit.
Voordat het portaal live gaat, testen we of de ene klant echt niets van een andere kan zien, en wordt alles nagekeken op beveiliging en privacy. Je data is van jou en je kunt alles exporteren.