Zes signalen dat je uit Excel bent gegroeid
Excel is sterk gereedschap om mee te beginnen. Het wordt een probleem als het bestand het hart van je bedrijf is geworden en meerdere mensen er tegelijk op leunen. Herken je twee of meer van deze signalen, dan is het tijd voor eigen software.
Groei maakt het erger. Elke nieuwe medewerker, elke extra klant en elk extra tabblad maakt het bestand zwaarder en de kans op een fout groter.
- Er zwerven meerdere versies van hetzelfde bestand rond en niemand weet zeker welke de goede is
- Eén persoon snapt hoe het bestand werkt, en als die er niet is staat alles stil
- Bij kopiëren en plakken gaan regels of formules mis, en dat zie je pas op de factuur
- Op de telefoon is het bestand niet te gebruiken, dus wordt er op papier genoteerd en later overgetikt
- Iedereen ziet alles en kan alles wijzigen, ook de tabbladen met prijzen of uren
- Je kunt niet terugzien wie wat wanneer heeft veranderd
Wat er verandert als je overstapt
Je gegevens staan niet meer in een bestand maar in één database. De software eromheen bouwen we op hoe jouw bedrijf werkt: de schermen, de velden en de stappen zijn die van jou, niet die van een standaardpakket.
- Iedereen werkt tegelijk in dezelfde gegevens; er is maar één versie
- Invoer wordt gecontroleerd: een datum is een datum en een verplicht veld blijft niet leeg
- Buiten vul je in op de telefoon, op kantoor zie je het meteen
- Je bepaalt per persoon wat hij mag zien en wijzigen
- Elke wijziging wordt bewaard, met wie en wanneer
- Overzichten, offertes en facturen komen uit dezelfde gegevens, zonder overtikken
Hoe je gegevens meegaan
Je begint niet opnieuw. We lopen samen je huidige bestanden door: welke tabbladen, kolommen, formules en uitzonderingen erin zitten. In een Excel die jaren meegaat zit vaak meer kennis dan je denkt, en die nemen we mee in de software.
Klanten, artikelen, prijslijsten, machines en historie importeren we waar dat kan. Wat niet netjes over te zetten is, zoals dubbele klanten of tekst in een kolom met bedragen, laten we je eerst zien. Jij beslist wat ermee gebeurt. Tot de overstap werk je gewoon door in je oude bestand; vlak ervoor importeren we de laatste stand. Daarna blijft het oude bestand bestaan als naslag.
- Je bestanden doorlopen en vastleggen wat erin zit
- Een proefimport, zodat je je eigen gegevens in de nieuwe software ziet
- Dubbelingen en fouten samen opschonen
- Overstappen op een moment dat jou uitkomt
Wat je van Excel mag houden
Excel blijft prima om mee te rekenen, te sorteren of iets uit te zoeken. Dat hoeft niet weg. Het verschil is dat Excel niet meer de plek is waar je gegevens wonen, maar een plek waar je ze naartoe haalt als je dat wilt.
- Een export naar Excel of CSV bij de overzichten waar je die nodig hebt
- Je data is van jou: je kunt alles exporteren, ook als je ooit overstapt
- Facturen gaan als UBL-bestand naar elk boekhoudpakket
Database, pakket of maatwerk?
Een standaardpakket kan genoeg zijn als je werk lijkt op dat van veel andere bedrijven. Werk je als vakbedrijf op locatie met werkbonnen en planning, kijk dan eerst naar Bedrijfsstack: dat is kant-en-klaar en je begint direct. Maatwerk loont als je Excel vol eigen regels zit die geen pakket kent, of als je meerdere bestanden en programma's aan elkaar wilt knopen.
Wat het kost hangt af van het aantal bestanden, schermen en koppelingen. Na het eerste gesprek krijg je een voorstel met een vaste prijs per onderdeel, voordat we iets bouwen. Omdat we met AI bouwen in een eigen systeem met vaste controles, ben je binnen weken over in plaats van maanden.