Waarom koppelen loont
In veel bedrijven is elke dag iemand bezig met overtypen. Een bestelling uit de webshop gaat met de hand naar de pakbon, de voorraad wordt aan het eind van de week bijgewerkt en facturen worden nog een keer ingevoerd in de boekhouding. Dat kost tijd en het levert fouten op: een verkeerd bedrag, of een artikel dat online nog te koop staat terwijl het op is.
- Je tikt dezelfde klant of order in twee of meer programma's
- De voorraad in je webshop klopt niet met wat er in het magazijn ligt
- Je vinkt betalingen met de hand af tegen je facturen
- Je planning staat los van je orders of werkbonnen
Wat we aan elkaar koppelen
De meeste koppelingen volgen dezelfde stroom: een bestelling of klus komt binnen, wordt uitgevoerd en gefactureerd, en daarna komt de betaling binnen. Wij zorgen dat elk gegeven één keer wordt ingevoerd en daarna meegaat.
- Webshop en boekhouding: orders en facturen komen als boeking in je boekhouding, zonder overtypen
- Voorraad automatisch bijwerken: verkoop, inkoop en retouren passen de voorraad aan op één plek, en die stand gaat door naar je webshop
- Mail: orderbevestigingen, offertes en herinneringen gaan automatisch, met de gegevens uit je systeem
- Bank: betalingen uit je bankafschrift worden gekoppeld aan openstaande facturen
- Planning: een order of werkbon komt direct in de planning, en wat klaar is gaat door naar de factuur
Een voorbeeld van begin tot eind
Om te laten zien hoe het in elkaar grijpt: een klant bestelt in je webshop. De bestelling staat direct in je orderoverzicht en de voorraad gaat omlaag, ook in de webshop. Het magazijn ziet de order en pakt hem in. Bij verzending krijgt de klant een mail en wordt de factuur gemaakt, die als boeking in je boekhouding komt. Zodra de betaling op je bankafschrift staat, gaat de factuur op betaald. Niemand heeft iets overgetypt.
Welke stappen je gekoppeld wilt hebben, kies je zelf. Je kunt beginnen met de koppeling die nu de meeste tijd kost en de rest later toevoegen, elk met een eigen vaste prijs.
Met welke pakketten
We koppelen met je pakket als dat een koppeling of API heeft, zoals Exact Online, Moneybird, SnelStart, e-Boekhouden, WooCommerce of Shopify. Of dat bij jouw pakket en abonnement kan, zoeken we uit voordat je een prijs krijgt. Sommige pakketten geven alleen toegang bij een duurder abonnement of laten maar een deel van de gegevens uitlezen. Dat hoor je dan vooraf.
We hebben geen koppelingen op de plank liggen die we alleen aanzetten. Elke koppeling bouwen we voor jouw pakketten en jouw manier van werken.
Geen API? Dan UBL of CSV
Niet elk pakket laat een directe koppeling toe. Dan werken we met bestanden. Facturen gaan als UBL, het standaardformaat voor e-facturen dat vrijwel elk boekhoudpakket kan inlezen. Lijsten met orders, artikelen of betalingen gaan als CSV, dat elk spreadsheet- en boekhoudprogramma kent.
Dat is één keer een bestand inlezen in plaats van alles overtypen. Komt er later een directe koppeling bij je pakket, dan kan die er alsnog bij.
Hoe we een koppeling bouwen
Eerst brengen we in kaart welke gegevens waarheen moeten en welk systeem leidend is: waar staat de echte voorraad, waar de echte klantgegevens. Daarna kijken we wat je pakketten toelaten en krijg je een vaste prijs per koppeling.
We testen met echte voorbeelden uit jouw bedrijf voordat het live gaat, en we bouwen het zo dat je ziet wanneer iets niet doorkwam, in plaats van dat het stil misgaat. Na de livegang houden we de koppeling draaiend voor een vast bedrag per maand, want pakketten passen hun koppelingen weleens aan.