Privacybeleid.

1. Wie we zijn

DeltaDesign is een eenmanszaak van Peter Jansen. We zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens, behalve wanneer we gegevens verwerken namens een opdrachtgever; in dat geval treden we op als verwerker.

• Naam: DeltaDesign (Peter Jansen)
• KVK-nummer: 42031960
• Vestiging: Kolhornerweg 2, 1775 PN Middenmeer
• E-mail: [email protected]
• Telefoon: +31 6 83 41 77 23
• Website: delta-design.nl

2. Welke gegevens we verwerken

Afhankelijk van hoe je met DeltaDesign in contact komt, verwerken we de volgende categorieën persoonsgegevens:

Bezoekers van onze website

• Technische gegevens van je apparaat en browser (IP-adres, browsertype, referrer)
• Tijdstip van je bezoek en de pagina's die je opvraagt

Als je contact met ons opneemt

• Wat je ons zelf per e-mail of telefoon laat weten: meestal je naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer en je vraag

Het contactformulier op onze website verstuurt zelf niets en slaat niets op. Het zet je bericht klaar in je eigen mailprogramma; pas als jij het daar verstuurt, komt het als gewone e-mail binnen bij [email protected]. Er zit geen formulierdienst of andere partij tussen.

Klanten en prospects

• NAW- en contactgegevens (naam, bedrijfsnaam, adres, e-mail, telefoon)
• Functie en correspondentie
• Factuur- en betalingsgegevens
• Inhoud van offertes, contracten en projectdocumentatie

Bij gebruik van systemen die we voor je bouwen of beheren

• Inloggegevens en authenticatiegegevens van je eindgebruikers (afhankelijk van het systeem)
• Bedrijfsdata die jij of je eindgebruikers in het systeem invoeren: dit is jouw data, niet die van ons
• Loggegevens van het gebruik (voor beveiliging en het oplossen van storingen)

We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt (dataminimalisatie).

3. Doelen van de verwerking

We verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het beantwoorden van vragen per e-mail of telefoon
• Het opstellen van offertes en het uitvoeren van overeenkomsten
• Het factureren en innen van betalingen
• Het bouwen, hosten, onderhouden en ondersteunen van systemen die je bij ons afneemt
• Het beveiligen en bewaken van die systemen tegen misbruik
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht
• Verbetering van onze dienstverlening, op basis van geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens

4. Rechtsgrondslagen

We verwerken persoonsgegevens alleen op basis van een geldige grondslag onder de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): voor alle verwerkingen die nodig zijn om afspraken met onze klanten na te komen.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): bijvoorbeeld voor de fiscale bewaarplicht van facturen (7 jaar).
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): voor zaken als beveiligingslogging, fraudepreventie en het beantwoorden van inhoudelijke contactverzoeken. We wegen ons belang zorgvuldig af tegen jouw privacybelang.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): vragen we alleen waar geen andere grondslag van toepassing is. Intrekken van je toestemming heeft geen terugwerkende kracht.

5. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Contactaanvragen (per e-mail of telefoon) die niet leiden tot een opdracht: maximaal 12 maanden.
• Klantgegevens en correspondentie: tijdens een lopende overeenkomst en tot 24 maanden na afloop.
• Facturen en boekhoudkundige gegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Klantdata in beheerde systemen: zolang de overeenkomst loopt; tot 90 dagen na beëindiging worden back-ups bewaard, daarna verwijderd.
• Beveiligingslogs: doorgaans 30 tot 180 dagen, afhankelijk van het systeem.
• Server- en bezoekerslogs van de website: die bewaren we niet zelf. Vercel en Cloudflare houden ze bij om de site te leveren en te beveiligen, en verwijderen ze volgens hun eigen bewaartermijnen.

6. Delen met derden

We verkopen persoonsgegevens nooit aan derden. We delen ze alleen met partijen die we inschakelen om onze diensten te leveren, of wanneer we wettelijk verplicht zijn dat te doen. We kiezen partijen die afspraken over gegevensbescherming bieden die passen bij de AVG, zoals een verwerkersovereenkomst. Voor onze mailbox bij Google is er geen aparte verwerkersovereenkomst; zie hieronder.

De belangrijkste partijen die we inschakelen:

• Vercel Inc.: hosting van delta-design.nl en (delen van) klantapplicaties
• Cloudflare, Inc.: domeinbeheer (DNS) en beveiliging van het verkeer naar delta-design.nl, en het ontvangen en doorsturen van e-mail aan [email protected]
• Google (Gmail): [email protected] draait op een Gmail-account van Google. Daarin komt je e-mail binnen en van daaruit antwoorden we. Google verwerkt die e-mail onder zijn eigen voorwaarden en privacyverklaring; een aparte verwerkersovereenkomst met Google hebben we niet.
• Supabase: database, bestandsopslag en inloggen van klantapplicaties, met gegevens in de Europese Unie (Ierland)
• Onze boekhouder, via Basecone: verwerking van facturen en de btw-aangifte
• AI-hulpmiddelen en AI-diensten: bij het bouwen, en in wat we voor je bouwen alleen als dat per opdracht is afgesproken; zie artikel 10
• Onderaannemers: alleen wanneer dat nodig is en altijd onder geheimhouding

Een actuele lijst met subverwerkers is op verzoek beschikbaar via [email protected].

7. Internationale doorgifte

Sommige van deze partijen (waaronder Vercel, Cloudflare, Google en de aanbieders van AI-hulpmiddelen) zijn gevestigd in de Verenigde Staten of verwerken gegevens via wereldwijde infrastructuur. Doorgifte naar landen buiten de Europese Economische Ruimte vindt alleen plaats op basis van een passend beschermingsniveau, zoals:

• Het EU-US Data Privacy Framework, voor partijen die daaronder zijn gecertificeerd
• Standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie
• Aanvullende technische en organisatorische maatregelen waar nodig

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal en onrechtmatige verwerking. Concreet betekent dat onder andere:

• Versleutelde verbindingen (TLS) op al onze diensten
• Toegang tot systemen op basis van strikte autorisatie en sterke wachtwoorden, waar mogelijk met tweefactorauthenticatie
• Regelmatige updates en bewaking van software en infrastructuur
• Back-ups die zelf ook beveiligd worden bewaard
• Privacy by design en by default als uitgangspunt bij alles wat we ontwerpen

9. Cookies en logging

Onze website gebruikt geen trackingcookies, advertentiecookies of analytische cookies van derden. We hebben die bewust niet geplaatst.

Wat onze website wel doet:

• Functionele technische logging op de server (door Vercel en Cloudflare) om de website te kunnen leveren en te beveiligen. Deze gegevens zijn niet bedoeld voor marketing.
• Niets in je browser opslaan: de site gebruikt geen cookies en geen lokale opslag. De lettertypen komen van onze eigen site, zodat je browser daarvoor geen andere partij benadert.

Mochten we in de toekomst statistiekcookies inzetten, dan doen we dat alleen met je voorafgaande, vrije en geïnformeerde toestemming via een cookiebanner.

10. AI in wat we bouwen

DeltaDesign levert software en automatisering. AI gebruiken we als gereedschap om snel en betaalbaar te bouwen; het is geen los product. Daarvoor geldt:

• Per opdracht afgesproken. Zijn AI-functies onderdeel van wat we voor je bouwen, dan spreken we per opdracht af welke functie het is, welke AI-dienst we gebruiken, welke gegevens daardoor gaan en waar die dienst ze verwerkt. Is daarvoor een verwerkersovereenkomst nodig, dan sluiten we die.
• Niet zonder jouw instemming. We voegen geen AI-functie toe die gegevens uit jouw systemen naar een externe AI-dienst stuurt, zonder dat je daarmee hebt ingestemd.
• Bij het bouwen. Bij het schrijven en controleren van code gebruiken we AI-hulpmiddelen van externe aanbieders, zoals Anthropic en OpenAI. Het kan voorkomen dat zo'n hulpmiddel daarbij gegevens uit een systeem te zien krijgt, bijvoorbeeld bij het oplossen van een storing. We beperken dat tot wat daarvoor nodig is.
• Geen training door ons. We gebruiken je bedrijfsgegevens nooit om zelf AI-modellen te trainen, en we verkopen ze niet voor dat doel.
• Transparantie over besluitvorming. Bij geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen laten we je dat weten en heb je recht op een menselijke heroverweging.

11. Jouw rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten over je persoonsgegevens:

• Recht op inzage: je kunt opvragen welke persoonsgegevens we van je verwerken.
• Recht op rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering ('vergetelheid'): voor zover er geen andere grondslag of wettelijke bewaarplicht bestaat.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar: tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken: voor verwerkingen op basis van toestemming.

Een verzoek dien je in via [email protected]. We reageren binnen één maand. Bij omvangrijke of complexe verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd; dat laten we je dan tijdig weten. We kunnen je vragen je te identificeren om misbruik te voorkomen.

12. Datalekken

Doet zich onverhoopt een datalek voor, dan handelen we volgens een vast protocol. We beoordelen het lek, nemen direct maatregelen om verdere schade te voorkomen, melden het binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als we daartoe verplicht zijn, en informeren betrokkenen wanneer dat voor hun rechten en vrijheden van belang is.

13. Klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop we met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact op via [email protected], dan zoeken we samen naar een oplossing. Daarnaast heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid wijzigen, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteit of veranderende wetgeving. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen laten we actieve klanten dat per e-mail weten.

15. Contact

Vragen over dit privacybeleid of over hoe we met je gegevens omgaan?

• E-mail: [email protected]
• Telefoon: +31 6 83 41 77 23
• Post: Kolhornerweg 2, 1775 PN Middenmeer